1. Quem somos
O Clarumi é um sistema de gestão (ERP) para o varejo, oferecido como serviço. Ele é operado por Clarumi Tecnologia LTDA (em constituição).
Contato para assuntos de privacidade: contato@clarumi.com.
Esta política explica quais dados o Clarumi trata, por quê, com quem eles são compartilhados e como você exerce seus direitos.
2. Dois papéis diferentes, e a diferença importa
O Clarumi trata dados em duas situações distintas, e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) atribui responsabilidades diferentes a cada uma.
Como controlador, quando os dados são de quem contrata e usa o Clarumi: o cadastro da sua conta, o e-mail com que você entra, o registro de acesso. Também antes de você virar cliente: os dados de quem deixa contato com um especialista ou começa a criar a conta no site (seção 3.7).
Como operador, quando os dados são da operação da loja: clientes, vendas, produtos, notas fiscais. Esses dados pertencem à empresa que usa o Clarumi, e é ela quem decide por que e por quanto tempo tratá-los. Nós os processamos por conta dela, seguindo o contrato.
Se você é cliente de uma loja que usa o Clarumi e quer saber sobre seus dados, fale com a loja: é ela que os controla.
3. Dados que tratamos
3.1 Conta de acesso
Nome, e-mail, senha (guardada apenas como resumo criptográfico — nunca em texto legível) e a data do último acesso.
Finalidade: permitir o acesso e identificar quem fez cada ação. Base legal: execução de contrato.
3.2 Dados da operação da loja
Produtos, estoque, vendas, contas a pagar e receber, caixa, notas fiscais e o cadastro de clientes que a própria loja mantém — incluindo CPF ou CNPJ quando a emissão de nota fiscal exige.
Finalidade: prestar o serviço contratado. Base legal: execução de contrato e, para o documento fiscal, cumprimento de obrigação legal.
3.3 Registro de ações (auditoria)
Quem fez o quê e quando, dentro do sistema.
Finalidade: segurança e rastreabilidade — é o que permite responder “quem alterou este preço?”. Base legal: legítimo interesse.
3.4 Canal de WhatsApp
Quando a loja ativa o canal de WhatsApp, o Clarumi recebe as mensagens enviadas para o número dela. O tratamento depende de a mensagem ser um documento ou uma conversa com a Lumi.
Guardamos
- um código derivado do número de quem escreveu (HMAC-SHA256), que não permite reconstruir o número;
- um código derivado do identificador da mensagem na Meta (HMAC-SHA256), usado só para não processar a mesma mensagem duas vezes. O identificador em si não é guardado, porque ele contém o número de quem escreveu;
- o tipo da mensagem (texto, imagem, documento), e o nome e formato do arquivo enviado;
- o arquivo enviado, quando é nota fiscal — XML, PDF ou foto —, porque é exatamente o que a loja pediu que fosse processado;
- o registro de que uma resposta foi enviada, com o resultado.
- o seu número, cifrado, somente se você pedir o aviso do relato (veja a seção 3.5).
Memória temporária da conversa
Para acompanhar o assunto, guardamos até 12 mensagens de perguntas e respostas, separadas por empresa e pessoa, por até 24 horas após a última resposta. Ao desconectar o WhatsApp em Configurações → Conexões, essa memória é apagada.
Enquanto uma mensagem aguarda processamento, o texto e o número de destino ficam cifrados na fila. São descartados ao concluir o atendimento ou após 24 horas do recebimento. Isso permite retomar uma resposta após um reinício do serviço. A limpeza ocorre pelo serviço em execução; uma indisponibilidade pode atrasar a exclusão física, mas conteúdo vencido não é utilizado.
Finalidade: receber documentos fiscais e responder perguntas sobre a operação da loja. Base legal: execução de contrato, e legítimo interesse da loja em atender por um canal que seus usuários já usam.
3.5 Aviso do relato pelo WhatsApp
Quem lê os relatórios da loja no Clarumi pode pedir que o aviso do relato diário do assistente chegue no WhatsApp: basta mandar RELATO ao número da loja, do WhatsApp já conectado à sua conta. É o único caso em que guardamos o seu número — cifrado, e só enquanto você quiser recebê-lo. Sem esse pedido, ele não é guardado.
- O aviso traz só o título do relato, o nome da empresa e contagens, nunca valores. O texto completo vai quando você responde VER, e nunca inclui custo ou margem.
- O identificador que a Meta devolve para cada mensagem também contém o número; guardamos apenas um código derivado dele, que não permite reconstruí-lo.
- O número é apagado quando você manda PARAR, desliga em Configurações, desconecta o WhatsApp, perde o acesso aos relatórios, ou passa 90 dias sem abrir o relato pelo WhatsApp.
Finalidade: avisar você de que o relato diário está pronto, e nada além. Base legal: consentimento, que você dá ao mandar RELATO e revoga a qualquer momento.
3.6 Conversa com o assistente
Se a loja ativa a conversa por texto, a pergunta enviada e o contexto recente da conversa são encaminhados a um provedor de inteligência artificial para ser respondida, junto com os dados da loja necessários para responder — e apenas os que o papel de quem perguntou permite ver.
Essa é a única situação em que conteúdo da operação sai dos nossos servidores para um terceiro por iniciativa do sistema. Veja a seção 5.
3.7 Contato e cadastro no site, antes de virar cliente
Quando você fala com um especialista ou começa a criar a conta no site, guardamos o que você preenche: nome, e-mail, celular, CNPJ, razão social, nome fantasia, nome da loja e segmento; os dados públicos que a consulta do CNPJ devolve; o que você contou ao especialista (quantas lojas, se já usa um sistema, o dia e a hora da conversa pedida); o plano escolhido; de onde você veio (os parâmetros do link); e até que etapa chegou. Senha e CPF nunca são guardados aqui.
Responder ao seu contato e retomar o cadastro interrompido. Base legal: procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido (LGPD, art. 7º, V).
Ligar o contato à conta que você criar, para sabermos de onde ela veio. Base legal: execução de contrato (LGPD, art. 7º, V). O contato com um especialista não é ligado a uma conta pelo e-mail, porque nenhum dos dois e-mails é verificado: ele só é ligado quando a conta é criada no mesmo navegador.
Novidades do Clarumi, só se você marcar a caixa própria, que vem desmarcada. Base legal: consentimento (LGPD, art. 7º, I). Você revoga desmarcando a caixa, ou pedindo pelo e-mail da seção 7. Hoje não enviamos novidades; quando enviarmos, toda mensagem terá o link para cancelar.
A caixa obrigatória dos formulários registra que você leu esta política, e qual versão dela; ela não é um consentimento. A caixa de novidades registra o consentimento, a data e a versão do texto que você viu.
4. O que nunca fazemos
- Não vendemos dados, nem os cedemos para publicidade.
- Não usamos os dados da sua loja para treinar modelos de inteligência artificial, nem autorizamos nossos fornecedores a fazê-lo.
- Não usamos os dados de uma loja para atender outra. A separação é aplicada no banco de dados, e não apenas no código.
5. Com quem compartilhamos
Compartilhamos apenas o necessário para o serviço funcionar:
| Fornecedor | Para quê | O que recebe |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Cloud API) | canal de mensagens | as mensagens trocadas com o número da loja e, para quem pediu o aviso do relato, o número de quem recebe |
| OpenAI | responder às perguntas do assistente | a pergunta enviada e os dados da loja necessários para respondê-la |
| Focus NFe | emissão de nota fiscal | os dados da nota, incluindo os do destinatário |
| BrasilAPI | consulta de CNPJ | apenas o CNPJ consultado |
Também podemos compartilhar dados quando a lei ou uma ordem judicial exigir.
Transferência internacional. Meta e OpenAI processam dados fora do Brasil. Ao usar o canal de WhatsApp e a conversa com o assistente, você concorda com essa transferência, feita nos termos do artigo 33 da LGPD.
6. Por quanto tempo guardamos
- Dados da operação da loja: enquanto durar o contrato. Documentos fiscais seguem o prazo que a legislação tributária exige, ainda que o contrato termine.
- Contato e cadastro no site que não viraram conta: 6 meses depois da sua última atividade nos formulários. Depois disso, os dados que identificam você (nome, e-mail, celular, CNPJ e os dados da empresa) são anonimizados, e fica só a contagem: de onde veio, o plano, a etapa e as datas. Se você criou a conta, eles seguem o prazo da conta.
- Memória de decisões do assistente: 180 dias, por padrão.
- Contexto da conversa no WhatsApp: até 12 mensagens, por até 24 horas após a última resposta.
- Fila de conversa no WhatsApp: texto e destino cifrados até concluir ou vencer a janela de 24 horas. O código derivado usado para deduplicação permanece por mais 7 dias após essa janela.
- Registros de auditoria: enquanto durar o contrato.
- Recibos do canal de WhatsApp: enquanto durar o contrato.
- Número para o aviso do relato pelo WhatsApp: cifrado, enquanto o seu pedido (RELATO) estiver ativo e no máximo 90 dias depois da última vez que você abriu o relato por lá; apagado antes disso ao mandar PARAR, desligar, desconectar o WhatsApp ou perder o acesso aos relatórios. O registro de que houve o pedido e de quando e por que ele terminou permanece como trilha, sem o número.
Encerrado o contrato, os dados são eliminados, salvo o que a lei obrigar a guardar.
7. Seus direitos, e como exercê-los
A LGPD garante a você: confirmação de que tratamos seus dados, acesso a eles, correção, anonimização ou eliminação, portabilidade, informação sobre com quem compartilhamos, e revogação de consentimento.
Para exercer qualquer um deles, escreva para contato@clarumi.com, com o assunto “LGPD”. Respondemos em até 15 dias.
Exclusão de dados
Para pedir a exclusão dos seus dados, escreva para contato@clarumi.com com o assunto “Exclusão de dados”, informando o e-mail da conta.
Se você deixou contato ou começou o cadastro no site e não criou a conta, escreva para o mesmo endereço, com o mesmo assunto, informando o e-mail que usou nos formulários. Anonimizamos os dados de todos os contatos com esse e-mail em até 15 dias, sem esperar o prazo da seção 6. Se você criou a conta, o pedido segue o da conta.
Se você desvinculou seu número do WhatsApp, o vínculo é revogado imediatamente pelo próprio sistema, que também apaga a memória da conversa.
Para apagar o número guardado para o aviso do relato, mande PARAR ao número da loja — funciona mesmo que você já não tenha acesso ao Clarumi — ou desligue em Configurações → Agentes. O apagamento é imediato.
Se você é cliente de uma loja que usa o Clarumi, o pedido deve ser feito à loja, que é quem controla esses dados. Se nos for encaminhado, nós o repassamos a ela.
8. Segurança
Entre outras medidas:
- senhas guardadas apenas como resumo criptográfico;
- separação entre lojas aplicada no próprio banco de dados;
- credenciais de acesso à API guardadas apenas como resumo criptográfico;
- vínculo de WhatsApp identificado por código derivado; destino temporário da fila cifrado e descartado após uso; número para o aviso do relato cifrado e só com autorização sua;
- identificador das mensagens do WhatsApp guardado apenas como código derivado, que não permite reconstruir o número;
- segredos removidos automaticamente dos registros de log;
- acesso por permissão: cada pessoa vê apenas o que o papel dela permite.
Nenhum sistema é imune. Em caso de incidente com risco relevante, comunicamos os titulares e a ANPD, como a LGPD exige.
9. Alterações
Podemos atualizar esta política. Mudanças relevantes são comunicadas por e-mail ou dentro do sistema, com pelo menos 15 dias de antecedência. A data no topo indica a última revisão.
10. Contato
Clarumi Tecnologia LTDA (em constituição)
contato@clarumi.com